#2. Input nodig voor uw stakeholderdialoog?

AI Wordcloud 1.0

 

Alignment Intelligence logo 1.0

Maakt de dialoog met uw stakeholders relevanter, levendiger en succesvoller

 

U bent al in gesprek met uw investor relations en toezichthouders en overweegt ook met de overige stakeholders structureel een constructieve dialoog op gang te brengen? Dan is Alignment Intelligence wellicht iets voor u.

Inleiding

In navolging van de grote multinationals, zien steeds meer Nederlandse bedrijven en (semi-)publieke organisaties de noodzaak van een doorlopende dialoog met al hun stakeholders. Uit welbegrepen eigenbelang, want stakeholderssteun (alignment) is voor organisaties wat koolstofdioxide en water is voor bomen en planten. Als zij niet bij de koers van de organisatie worden betrokken, zullen zij haar strategische doelen niet steunen. De stakeholderdialoog is een beproefd middel om het engagement van de stakeholders te verhogen en wordt overal in de wereld met succes toegepast.

Zonder alignment van de stakeholders worden strategische doelen niet gehaald.

Een informatievoorsprong

De stakeholderdialoog kent vele vormen. Sommige organisaties voeren hun stakeholderdialogen bij voorkeur zelf en willen vooraf inzicht krijgen in de mindset, issues, thema’s, percepties en beeldvorming van hun stakeholders, zodat ze relevant blijven en plezieriger en succesvoller verlopen. Of het nu gaat om een eerste kennismaking, brainstormsessie, symposium of lobby, elke bijeenkomst met belangrijke stakeholders verloopt succesvoller wanneer de initiator zich vooraf goed in zijn gesprekspartners heeft verdiept.

AI verschaft u een informatievoorsprong en een betere onderhandelingspositie 

Andere organisaties voeren de dialogen niet zelf, maar hebben voor hun beleidsontwikkeling behoefte aan inzicht in de mindset, thema’s, issues, percepties en beeldvorming van hun belangrijkste stakeholders. En om aan de samenleving te tonen dat ze hun stakeholders serieus nemen, willen ze de uitkomsten van deze externe stakeholderdialogen opnemen in hun rapportagecyclus.

AI bewijst dat u uw stakeholders serieus neemt 

Alignment Intelligence kent evenals een Zwitsers zakmes verschillende toepassingen. Deze onderzoeksmodule verschaft bedrijven en (semi-)publieke organisaties een informatievoorsprong bij al hun stakeholderdialogen. Het zorgt dat ze niet voor pijnlijke verrassingen komen te staan en altijd over voldoende interessante thema’s en onderwerpen beschikken om de dialoog levend en relevant te houden. Bovendien verschaft deze informatievoorsprong hen een betere onderhandelingspositie. Kennis is tenslotte macht. Maar AI vormt tevens een dialoog op zich waarmee organisaties voeling kunnen houden bij alles wat er binnen hun stakeholderpopulatie speelt.

Meer weten over de opzet van Alignment Intelligence, klik hier

Een gefaseerde aanpak

Het AI-traject verloopt in 5 fasen:

  1. Kick-off meeting
  2. opstellen Organisatie Stakeholder Map
  3. selectie van opinieleiders per stakeholdergroep
  4. ontwikkelen onderzoeksmateriaal
  5. uitvoeren circa 24 werkplekgesprekken

1. Kick-off meeting

Om gericht over de stakeholderdialogen te kunnen adviseren, is een intensieve samenwerking tussen de onderzoekers en de betrokken functionarissen van de opdrachtgever van het grootste belang. De wensen, behoeften en zorgen van de stakeholders in kaart brengen, is relatief eenvoudig. Maar onze adviezen worden pas echt waardevol als we deze uitkomsten kunnen afzetten tegen de doelstellingen en strategie van de organisatie.

Onze adviezen worden pas echt waardevol als we de onderzoeksuitkomsten afzetten tegen uw strategische doelstellingen 

Daarom organiseren we voorafgaand aan het onderzoek een bijeenkomst met alle betrokken functionarissen. Daarin bespreken we de strategische koers, (communicatie)doelstellingen en de belangrijkste issues en ontwikkelingen van de organisatie en de contacten met de afzonderlijke stakeholdergroepen. Het geeft de onderzoekers ook meer feeling bij het Umfeld en helpt ons bij het opstellen van een goede gespreksrichtlijn en vragenlijst. 

Om de gaps tussen hun percepties en die van de stakeholders weer te kunnen geven, interviewen we ook enkele bestuurders en uw PA-, reputatie- en/of stakeholder-verantwoordelijken 

2: Opstellen Organisatie Stakeholder Map

Vervolgens stellen we in nauwe samenwerking met de opdrachtgever een Organisatie Stakeholder Map op, waarin de stakeholdergroepen worden geïdentificeerd die voor de organisatie of het specifieke issue waar de dialoog zich op richt het meest relevant zijn. De meest complete stakeholder map wordt hieronder weergegeven. Maar omdat ze voor elke organisatie niet allemaal relevant zijn, zal hieruit in de meeste gevallen een selectie worden gemaakt van de belangrijkste groepen. En vanzelfsprekend kunnen we ook specifieke groepen toevoegen.

Basale Stakeholder Map 1.0

3. Selectie opinieleiders per groep

Als de Organisatie Stakeholder Map is opgesteld, kiezen we in overleg per groep de meest relevante opinieleiders die voor het onderzoek worden uitgenodigd. We gaan hierbij uit van het netwerk van de opdrachtgever, maar desgewenst kunnen we vanuit ons eigen netwerk ook namen aanleveren. In overleg zorgen we in elk geval voor een goede afspiegeling van opinieleiders uit de betreffende stakeholdergroepen.

De selectieprocedure brengt uw stakeholderpopulatie scherper in beeld 

4. Ontwikkelen onderzoeksmateriaal

Aansluitend ontwikkelen we in nauwe samenspraak met de opdrachtgever een gespreksrichtlijn. Daarin zijn de belangrijkste thema’s, issues en gespreksonderwerpen opgenomen. En om de verschillen tussen de groepen en de ontwikkeling in de tijd beter zichtbaar te maken (en om bijvoorbeeld een Materialiteitsmatrix op te kunnen stellen), ontwikkelen we ook een beknopte kwantitatieve vragenlijst met alle relevante aspecten, issues en thema’s.

Om de verschillen tussen de stakeholdergroepen weer te kunnen geven, ontwikkelen we ook een vragenlijst die de respondenten tijdens het interview mondeling toelichten 

Voorafgaand aan het interview ontvangen de stakeholders een e-mail met een link naar de online-vragenlijst. Tijdens de interviews krijgen ze de gelegenheid hun antwoorden mondeling toe te lichten. Door deze aanpak levert het onderzoek naast betrouwbare cijfers ook diepgaande inzichten op die het succes van de stakeholderdialoog vergroten.

5. Uitvoeren van circa 24 werkplekgesprekken

Als de voorbereidende werkzaamheden zijn afgerond, worden circa 24 werkplekgesprekken van elk 45-60 minuten met de geselecteerde in- en externe stakeholders uitgevoerd.

Omdat de stakeholders zelf de plaats en het tijdstip mogen bepalen, is bij werkplekgesprekken de deelnamebereidheid optimaal 

Het werkplekgesprek is een beproefde methode om high-profile stakeholders te interviewen.

Deliverables

De uitkomsten worden gerapporteerd in de vorm van een beknopt sheetrapport waarin helder uiteen wordt gezet welke stakeholders van het grootste belang zijn voor de strategische (communicatie-)doelstellingen van de organisatie en welke onderwerpen, issues en aspecten in de stakeholderdialoog aan de orde zouden moeten komen. De uitkomsten worden geïllustreerd met pakkende uitspraken van de stakeholders en inzichtelijke figuren. Bovendien stellen we per stakeholdergroep een Stakeholder Agenda op en helpen we bij de formulering van de KPI’s.

Materialiteitsmatrix

De rapportage laat ook zien welke issues, onderwerpen en aspecten voor de stakeholders (op geaggregeerd niveau of per stakeholdergroep) het meest relevant zijn en welke van het grootste belang zijn voor de strategische koers van de betreffende organisatie.

De Materialiteitsmatrix laat de belangrijkste issues en thema’s zien die geadresseerd moeten worden 

In de onderstaande matrix wordt dit visueel weergegeven (we hebben hier bij wijze van voorbeeld enkele belangrijke reputatiedrivers in geplot, maar afhankelijk van de doelstelling, kunnen we vanzelfsprekend ook andere issues en thema’s weergeven). Dit voorbeeld maakt duidelijk dat de organisatie vooral zou moeten werken aan de transparante communicatie met de samenleving en de stakeholders en de eigen business principles moet herijken of beter moet uitleggen. Bovendien moet zij beter tonen dat ze weet wat er in de samenleving speelt en daar in de communicatie en het gedrag (van de medewerkers maar vooral ook het topmanagement) nadrukkelijker op inspelen.

Materialiteitsmatrix 1.2

Stakeholder Agenda

Aan de hand van de onderzoeksuitkomsten en de Materialiteitsmatrix stellen we per stakeholdergroep een Stakeholder Agenda op.

De Stakeholder Agenda laat per stakeholdergroep zien welke issues geadresseerd moeten worden 

Hierin wordt een duidelijke prioritering aangebracht van de onderwerpen, aspecten en issues die in het beleid, de communicatie en de dialoog met hen geadresseerd zouden moeten worden.

KPI’s

Desgewenst helpen we onze opdrachtgevers ook om heldere en relevante KPI’s te formuleren waar ze op kunnen sturen.

We helpen u bij de formulering van uw KPI’s.

Dit zijn oneerbiedig gezegd de ‘knoppen’ waaraan gedraaid kan worden omstakeholdersteun te verwerven voor de organisatie en haar strategische doelen.

Herhalingsmetingen

Eén meting van AI is meestal voldoende om bedrijven en (semi)publieke organisaties inzicht te verschaffen in hetgeen er bij hun belangrijkste stakeholders leeft. Maar vanzelfsprekend is het altijd mogelijk een herhalingsmeting uit te voeren om het effect van de eventuele beleidsaanpassingen die eruit voortkomen te monitoren.

Uw stakeholders zijn bij ons in goede handen

De praktijk leert dat opdrachtgevers er in eerste instantie vaak moeite mee hebben hun gewaardeerde stakeholders, vooral toezichthouders, overheid en politiek, door een externe partij te laten interviewen. StakeholdersLab weet als geen ander hoe belangrijk deze stakeholders voor u zijn.

StakeholdersLab weet als geen ander hoe belangrijk de stakeholders voor u zijn 

We maken alleen gebruik van representatieve en goed ingevoerde senior-onderzoekers die hun sporen ruimschoots hebben verdiend (zie: De personen achter en naast StakeholdersLab) en waar de stakeholders op hun niveau mee van gedachten kunnen wisselen. Bovendien worden alle interviewers vooraf door de opdrachtgever gebrieft, zodat we altijd beslagen ten ijs komen.

What’s in it for me?

Kort samengevat verschaft AI u alle benodigde informatie om de efficiëncy en effectiviteit van uw stakeholderdialoog te optimaliseren en voeling te houden bij hetgeen er onder uw belangrijkste stakeholders leeft. Het voorziet uw organisatie van operationele en strategische inzichten over hun mindset, overwegingen, zorgen, verwachtingen, gevoelige thema’s en relevante issues , zodat u hun hoofden en harten gemakkelijker voor uw organisatie en strategische koers wint.

AI maakt uw stakeholderdialogen succesvol en houdt ze levend en relevant 

Daarnaast helpt het u de dialoog met uw stakeholders actueel en relevant te houden. En omdat u de uitkomsten in uw jaarverslag kunt opnemen, bewijst AI aan de gehele samenleving dat u uw stakeholders serieus neemt. En dat is in elk geval altijd goed voor uw reputatie.

Reageren?

Henk@stakeholderslab.nl

It's only fair to share...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn